A sikeres megbeszélésekért – online/offline

A megbeszélés a szervezetek egy szívesen és gyakran használt eszköze. Ha összegyűjtjük, milyen széleskörű célból alkalmazhatjuk, már nem is olyan meglepő, hogy mennyi időt töltünk megbeszélésekkel egy nap. Összeülhetünk például információ megosztás, brainstorming, döntéshozás, probléma megoldás, tréning, munka ütemezése vagy szocializáció céljából. De a nagy kérdés, hogy vajon eredményesek-e ezek a megbeszélések?

Ahhoz képest, hogy milyen gyakori jelenségről beszélünk az emberek nagy része nincs túl jó véleménnyel a megbeszélésekről és egyenesen feleslegesnek, időrablónak ítélik és a hiányolják a hatékonyságot ezekből a szituációkból. Egy kutatásban azt találták, hogy ez kihathat a jóllétünkre azáltal, hogy az egy napra jutó megbeszélések száma összefüggésben áll a megnövekedett napi fáradtság érzésével, valamint a nagyobb munka leterheltség érzésével. Emellett a megbeszélések a szervezetek szempontjából is nagy költségnek számíthatnak, főleg, ha nem megfelelően használják őket és nem vezetnek eredményre.

Egyrészt megközelíthetjük a megbeszélések hatékonyságát annak célja felől, hogy például hogyan érdemes megközelíteni egy problémát, milyen a jó brainstorming (erről olvashatsz egy korábbi cikkünkben), hogyan hozzunk döntést egy csoportban stb. Ezen kívül viszont általánosabb, a megbeszélések felépítésére, tervezésére vonatkozó szabályokat is követhetünk, hogy elkerüljük az időpazarlást és eredményekkel álljunk fel az asztaltól.

A hatékony megbeszéléseknél az első és talán legfontosabb lépés a tervezés és a megfelelő körülmények kialakítása.

Idő kihasználása

  • Érdemes alaposan átgondolni, hogy az adott téma mennyi időt igényel. Ha kevesebbet foglalunk be rá nem biztos, hogy elérjük a célunk és egy új alkalmat kell beütemeznünk, ha túl hosszú ráérősebben állunk esetleg a témához és kevésbé hatékonyan törekszünk a cél elérésére.
  • Szintén fontos a pontos kezdés és befejezés. Azt találták a kutatásokban, hogy ahol a megbeszélések során tartják a kitűzött időtartamot, ott munkavállalók kevésbé negatívan értékelik a megbeszéléseket.

Lebonyolítás

  • Az idő után a másik kulcsfontosságú tényező a megbeszélés lebonyolítása. Készítsünk egy tervet, milyen napirendi pontok lesznek és mennyi időt szánunk az egyes pontokra.
  • Kezdésnél tájékoztassuk a résztvevőket, hogy mi a téma, mit szeretnénk elérni ezen a megbeszélésen, hogyan fogunk haladni.
  • Közben készítsünk jegyzeteket.
  • A végén összegezzük az elhangzottakat, hogy mire jutottunk. Térjünk ki arra mi lesz a következő lépés, esetleg kinek milyen feladatai vannak, és mikorra kell azokat teljesíteni.
  • A megbeszélést követően akár írhatunk egy összefoglalást is, és elküldhetjük a résztvevőknek.
  • Amennyiben a téma megkívánja fontos lehet az utánkövetése annak, amiben a megbeszélésen a csoport megegyezett.

Résztvevők

  • Befolyásolhatja az eredményességet a résztvevők létszáma. Azt lehet látni, hogy minél magasabb a létszám egy megbeszélésen, annál kevesebb az egyéni részvétel, hozzászólás. Ezen kívül pedig a létszám a csoportdinamikával is összefüggésben áll.
  • Egy facilitátor jelenléte szintén hozzájárulhat az eredményességhez. Ő az a személy, aki kontrollálja a beszélgetés irányát, vagy például segíti a döntéshozatali folyamatot.

Fizikai körülmények

  • Ide tartozik például, hogy szükséges-e a szemtől szembeni egyeztetés, vagy olyan témáról van szó, hogy akár telefonon, videó konferencián keresztül is megtárgyalható.
  • Az is számíthat, hogy milyen a helyszín, berendezés. Elférünk-e kényelmesen, milyen a székek, asztalok elrendezése, megfelelő hőmérséklet és frissítők állnak-e a rendelkezésünkre.

A fent említett tényezők, mind befolyásolhatják a megbeszélések minőségét és azt, hogy hogyan ítéljük meg a sikerességét. A megbeszélésekhez való hozzáállás pedig befolyásolhatja, hogy egy megbeszélés mennyire érheti el a célját.

Virtuális megbeszélések

Még személyes találkozásnál is belefuthatunk nehézségekbe, amelyek megakadályozzák a megbeszélés sikerességét nemhogy, amikor térben és időben távoli személyek egyeztetnek. Az akadályok elhárítása azonban hozzásegíthet minket, hogy kihasználjuk ennek a lehetőségnek az előnyeit. A virtuális megbeszélések ugyanis kevesebb utazást jelentenek, amellyel időt és pénzt spórolhatunk. Egyben a környezet védelméhez is hozzájárulhatunk, ha utazás helyett inkább távolról, videókonferencián vagy telefonon keresztül oldjuk meg a megbeszélést.

Mire érdemes figyelnünk, amikor virtuális megbeszélést tartunk?

Egy virtuális megbeszélést nehezebb követni, könnyebben elvonhatják a figyelmünket más feladatok. Jönnek közben az e-mailek, próbáljuk a figyelmünket többfelé elosztani, viszont, ha elveszítjük a fonalát a megbeszélésnek nehezebb visszatalálni.

  • A személyes tréningeknél is említett megbeszélési terv készítése itt is kulcsfontosságú lesz, mégpedig részletesebben kifejtve mikor mi lesz a téma.
  • Érdemes egyértelművé tenni, amikor lezártunk egy témát és újba kezdünk bele.
  • Készítsünk egy mindenki számára látható virtuális táblázatot, rajta a témákkal, amelyeket időközben kipipálhatunk, valamint a kulcsfontosságú kommentekkel, amelyek a résztvevőktől érkeztek

Kevesebb visszajelzés érkezik egy virtuális megbeszélés során és azok is sokkal lassabban egy személyes találkozóhoz képest, ahol legtöbbször azonnali megerősítést kapunk és sokszor a testbeszédre és a nonverbális kommunikációra (gesztus, arckifejezés, bólogatás) hagyatkozunk.

  • A megbeszélés facilitátora nyújthat ebben segítséget azáltal, hogy időt szán a visszajelzésekre és egyértelműen kéri azokat a résztvevőktől (pl.: Ehhez így mit szóltok? Mit gondoltok erről?)
  • Ha pedig tudjuk, hogy ez nehézség, résztvevőként mi is tudatosan figyeljünk arra, hogy szóba fejezzük ki a véleményünket.

Nehezebb lehet az együttműködés és a csapatmunka.

  • A tisztázott, pontosan definiált célok és feladatok keretet adhatnak a csapatmunkának.
  • Használjuk egymást nevét a beszélgetésben való könnyebb váltás érdekében. (pl.: Balázs te mit tudsz erről? Arra reagálnék, amit Eszter mondott korábban.).
  • A facilitátornak érdemes figyelni a résztvevők aktivitását, hogy mindenki szóhoz jusson, hiszen egy videó konferencián nehezebb átvenni egymástól a szót.

Megéri a nehézség megoldására törekedni, hiszen számos előnyét tapasztalhatjuk a virtuális megbeszélések lehetőségének. Fontos eszköz a rugalmas munkavégzés megteremtésének, hiszen az idő és a hely így nem korlátozza a munkát, ez pedig nagy segítséget nyújthat a sokak által vágyott munka-magénélet egyensúly kialakításában.

Itt olvashatsz többet a témában:

Bagire, V., Byarugaba, J., & Kyogabiirwe, J. (2015). Organizational meetings: management and benefits.

Cohen, M. A., Rogelberg, S. G., Allen, J. A., & Luong, A. (2011). Meeting design characteristics and attendee perceptions of staff/team meeting quality

Luong, A., & Rogelberg, S. G. (2005). Meetings and more meetings: The relationship between meeting load and the daily well-being of employees. 

Mittleman, D. D., Briggs, R. O., & Nunamaker, J. F. (2000). Best practices in facilitating virtual meetings: Some notes from initial experience.

Mennyire volt hasznos számodra ez a cikk?

Értékelések átlaga: 4.5 / 5. Értékelések száma: 2

Még nem értékelték! Légy te az első!

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.